Processos essenciais na comunicação de um projeto

Texto por: Luana Lima Arte por: Ana Laura Barros

A abordagem comunicativa eficaz consiste no entendimento pleno da mensagem do emissor pelo receptor e, apesar de parecer simples, é uma missão extremamente complicada. Para reduzir riscos e ter resultados mais expressivos, é imprescindível aplicar três processos na comunicação interna de um projeto: o planejamento, o gerenciamento e o monitoramento.

1. Planeje a comunicação do seu projeto:

2. Defina as informações que precisam ser transmitidas e a sua ordem de relevância;

3. Observe, em cada profissional da equipe, as características de personalidade e de comportamento para prever possíveis conflitos (pense em nível de autoridade, influência e impacto entre eles, por exemplo);

4. Instrua quem são os emissores e os receptores, bem como o momento e a periodicidade do alinhamento do time;

5. Agora, trace a linguagem mais adequada para ser utilizada.

Ah! Neste momento inicial, não se esqueça de organizar os profissionais alocados; listar, classificar e monitorar os riscos. Ao cuidar da qualidade, dos stakeholders, do cronograma e dos custos, você faz um bom planejamento.

1. Gerencie a comunicação do seu projeto:

2. Disponha o material necessário aos envolvidos, da forma mais clara e objetiva possível, certificando-se de que o receptor entendeu a mensagem e – ei, lembre-se: de que o óbvio precisa ser dito;

3. Reporte os problemas, conquistas, descobertas e previsões constantemente para ter controle. A atualização em tempo real otimiza a vida de todos e evita o retrabalho!

4. Monitore a Comunicação do seu projeto:

5. Garanta que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas sempre;

6. Gere relatórios para analisar o desempenho da equipe e os riscos da atividade, pontuando tópicos que ainda precisam ser aprimorados ou readaptados.

#DicaDaFacto: Os feedbacks podem ser obtidos em pesquisa de satisfação, reunião periódica ou em consulta ao software de gestão. Assim, evitamos atrasos na entrega e garantimos tanto o escopo, quanto a qualidade esperada pelo cliente!

Ao cuidar da relevância, disposição, armazenamento e administração dos dados você evita, por exemplo, as famosas reuniões que poderiam ter sido resolvidas com um e-mail. Além disso, padroniza-se a linguagem e a forma de contato entre os colaboradores, além de aumentar as chances do seu projeto ter sucesso.

Uma ferramenta útil para a tarefa é o clássico 5W1H. O sistema para orientar o planejamento consiste em entender:

1. Qual informação é importante (what) e o porquê (why);

2. Quem é o responsável por ela e quem precisa dela (who);

3. Quando ela é necessária e em qual periodicidade (when);

4. Onde ela será armazenada (where) e como (how).

Quanto mais você trabalhar as ferramentas de comunicação e motivar os seus colaboradores a contribuírem com ideias e sugestões, mais fácil e simples serão os seus processos em projetos. Ou seja, procure estabelecer o workflow de maneira circular, no qual todos se sintam confortáveis para se expressar! A gestão ágil pode ter uma boa aplicação nesse cenário também – comentamos sobre o tema no nosso Instagram e no LinkedIn, dá uma olhadinha.

A comunicação eficaz é o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações. Esteja atento para as formas de se comunicar, afinal a mensagem oral é compreendida 7 % pelas palavras na mensagem, 38% pela tonalidade da voz e 55% pela linguagem não verbal. Isto é, abrange muito mais do que só o conteúdo transmitido e, se não for bem cuidada, pode ser entendida de formas diferentes por cada um.

A boa gestão do seu projeto significa o sucesso da sua empresa e é sobre isso que a Facto Agência se preocupa. Gostou do conteúdo? Compartilhe este texto e deixe um comentário!